Contexto
Durante o processo logístico de entregas, era prática comum coletar a assinatura do destinatário em canhotos de notas fiscais ou CTEs. Embora essa etapa não seja obrigatória por lei, ela é considerada uma boa prática para garantir a rastreabilidade e a finalização da entrega.
A proposta é transformar o processo manual e físico de gestão de comprovantes de entrega (canhotos) em uma solução digital eficiente e segura, garantindo rastreabilidade, redução de perdas e integração fiscal.
obs: Signed é o nome fictício da plataforma
Objetivos e KPI's
Em alinhamento com o time de negócios, ficou claro que a solução deveria trazer:
Agilidade no cadastro das entregas;
Centralização das informações;
Integração com órgãos fiscais (Sefaz);
Facilidade na comprovação das entregas.
Problemas
O modelo antigo, baseado em canhotos físicos, trazia diversos desafios:
Acúmulo de papel e necessidade de espaço físico;
Riscos de extravio e perda de histórico;
Dificuldade para localizar e consultar comprovantes;
Falta de padronização entre os operadores logísticos.
Resultados
O desenvolvimento do módulo de Canhoto Digital trouxe ganhos significativos para a jornada logística, eliminando processos manuais e suscetíveis a erros. A nova solução digital proporcionou uma experiência mais fluida, confiável e escalável, com foco em usabilidade, clareza e integração.
Entre os principais resultados, destacam-se:
- Transformação de um processo antes manual em um fluxo 100% digital, reduzindo falhas e retrabalho;
- Criação de uma interface estruturada e intuitiva, pronta para testes e evolução contínua;
- Implementação com potencial de expansão para integrações fiscais e adaptação responsiva para uso em tablet e mobile;
- Entrega dentro de prazos curtos, sem comprometer a qualidade e a consistência do design.
Processos e metodologias
Construção de Personas
Paula Almeida , 37 anos
Coordenadora Administrativa de Logística
Empresa: Transportadora de médio porte com operações B2B
Localização: Goiânia, GO
Sobre: Com mais de 10 anos de experiência na área administrativa de empresas logísticas, Paula é responsável por garantir que os processos de entrega estejam devidamente documentados e dentro dos requisitos fiscais. Lida diariamente com grandes volumes de notas fiscais, canhotos físicos e precisa de informações rápidas para responder a auditorias, clientes ou resolver problemas de comprovação de entrega.
Dores:
- Perda de comprovantes físicos.
- Falta de padrão no envio das informações por motoristas.
- Tempo gasto conferindo papeladas.
- Dificuldade de encontrar entregas específicas.
- Baixa visibilidade sobre a situação de cada entrega.
Jornada do Usuário
Esses insights reforçaram a importância de criar um fluxo mais orientado, com linguagem acessível, etapas guiadas e autonomia para o usuário lidar com limitações do ambiente (como instabilidade de internet ou rotinas repetitivas). A pesquisa também validou a hipótese inicial de que o aplicativo estava mais voltado à lógica do sistema do que às reais necessidades de quem o usa no campo.
Testes e Validações
Realizamos sessões de teste com alunos ativos e inativos da plataforma. Cada participante foi convidado a simular uma jornada de curso com elementos de gamificação ativos.
✻ O que foi validado:
Clareza na leitura do progresso;
Reconhecimento visual dos níveis e conquistas;
Compreensão e reação à presença de um ranking.
✻ Resultados Obitidos:
72% dos usuários disseram se sentir mais motivados a continuar o curso ao verem sua pontuação e conquistas;
A visualização de badges foi citada como “incentivo emocional”;
O ranking foi bem aceito por perfis mais competitivos, mas a opção de ocultar a própria posição foi mantida como feature de controle.
Soluções Desenvolvidas
Painel de Entregas
A visualização central de todas as entregas cadastradas, com recursos de controle e acompanhamento em tempo real:
Tabela com colunas como: Código da entrega, Cliente, Data, Entregador, Status e Ações.
Filtros e campo de busca para facilitar a navegação em grandes volumes de entregas.
Ações rápidas, como acesso ao detalhamento ou geração de link de retirada para entregas presenciais.
Cadastro de uma nova entrega
Essa jornada conduz o usuário de forma simples e orientada por 3 etapas, garantindo que todas as informações essenciais sejam inseridas de forma intuitiva:
✻ Primeira Etapa: Upload de Documentos Fiscais
Permite adicionar múltiplas notas fiscais ou CTEs que compõem a entrega e servem de base para a coletados dados do destinatário.
✻ Segunda Etapa: Confirmação ou Seleção de Destinatário
A partir dos documentos enviados, o sistema busca automaticamente o destinatário. Se necessário, o usuário pode selecioná-lo manualmente de uma base de clientes cadastrados.
✻ Terceira Etapa: Escolha do entregador
Seleção do motorista responsável, por meio de uma lista de profissionais previamente cadastrados na plataforma.
Detalhamento da Entrega
Cada entrega conta com uma página exclusiva com todas as informações reunidas de forma clara:
Dados da entrega (origem, destino, responsável, data e horário).
Arquivos fiscais enviados e comprovantes gerados.
Fotos do ato da entrega, assinatura digital do destinatário e observações do motorista (quando aplicável).
Layout adaptado conforme o status da entrega (ex: entregas comprometidas não apresentam comprovantes).
Registro Fiscal
Após a entrega ser concluída, o sistema envia automaticamente os documentos fiscais para a Sefaz (Secretaria da Fazenda), otimizando o processo contábil e legal:
Tabela dedicada com colunas como: Código, Cliente, Data e Status do Registro. Cada documento fiscal gera um ítem na tabela.
Status em tempo real: Registrando, Registrado, Erro ou Cancelado.
Porém, caso haja falha no registro o usuário também tem a possibilidade de enviar esse documento fiscal de forma manual:
Conclusão
O desenvolvimento do módulo de Canhoto Digital representou muito mais do que uma nova funcionalidade: foi a materialização de um avanço importante na digitalização e automação da jornada logística. Com foco em usabilidade, clareza e integração, conseguimos transformar um processo antes manual e propenso a falhas em uma experiência digital fluida, confiável e escalável.
Mesmo com prazos curtos, entreguei uma solução estruturada, intuitiva e pronta para testes, com potencial de escalar para integrações fiscais e responsividade, tablet e mobile.